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O certificado digital é um documento eletrônico capaz de identificar com segurança o internauta, como se fosse um RG virtual. Utiliza criptografia, uma tecnologia que transforma os dados digitais em códigos indecifráveis. Assim, as informações podem ser transmitidas de maneira segura e sigilosa, preservadas por chaves públicas e privadas.

A empresa emissora da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

O Sped Contábil realiza a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no menu Legislação). Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.