• Simples: Fácil de entender e configurar, mas com menos possibilidades.
• Completo: Mais complexo e de configuração mais trabalhosa, mas muito flexível.

Em escritórios de contabilidade, por exemplo, é possível definir os direitos de acesso de um usuário/funcionário de maneira independente para cada empresa/cliente.

Existem três Cadastros gerais que são utilizados para definir o controle de acesso:

1. Cadastro de "Usuários do sistema".
2. Cadastro de "Permissões de rotinas".
3. Cadastro de "Permissões de lançamentos".

Cadastro de "Usuários do sistema":

Neste cadastro devem ser incluídas todas as pessoas a quem se deseja permitir o acesso ao Sistema DIRETOR. Segue uma descrição dos campos do registro:

• Número: Deve ser definido um número entre 01 e 99 para servir de código do usuário. Este número é utilizado para marcar as inclusões, alterações e exclusões de registros em todos os cadastros do sistema. Sendo assim, quando um usuário não for utilizar mais o sistema, o registro do mesmo não deve ser excluído, mas apenas marcado como inativo. Dessa forma, o sistema saberá mostrar corretamente os dados das alterações que o usuário efetuou quando ainda operava o sistema.
• Nome de usuário: É um nome com até 12 caracteres que serve para identificar o usuário. Este nome deve ser único no cadastro, não podendo haver dois operadores com o mesmo nome de usuário.
• Inativo: Este campo deve ser marcado com [Sim] quando o usuário não for mais utilizar o sistema. A partir de então, esse usuário não terá mais acesso, sendo bloqueado na inicialização do sistema (na tela em que é solicitada a senha).
• Senha: Nesse campo fica cadastrada a senha do usuário, com até 7 caractreres. O sistema não diferencia minúsculas de maiúsculas (ou seja, tanto faz digitar a senha [abc45] ou [AbC45]). Cada usuário pode alterar a sua senha utilizando a opção que é apresentada na tela Identificação de usuário, na inicialização do sistema. Caso um operador esqueça sua senha, um usuário com nível de administrador pode cadastrar uma nova senha nesse campo (mas nunca será possível saber qual era a senha que foi esquecida).
• Supervisor de usuários: Esse campo deve ser assinalado com [Sim] apenas para aqueles usuários que terão o poder de definir os níveis de acesso de outros usuários. Normalmente deve ser apenas uma pessoa, com nível de gerência. Somente supervisores terão acesso ao cadastro de usuários e aos cadastros de permissões.
• Só consulta: Esse campo é muito útil quando se deseja permitir que uma pessoa tenha acesso ao sistema apenas para consulta. Fica garantido que esse usuário não irá alterar nenhuma informação. Pode ser o caso de um funcionário de outro departamento, um diretor da empresa, um consultor ou auditor, por exemplo.
• Relatório somente na tela: Quando esse campo for marcado com [Sim], o usuário só poderá emitir relatórios na tela do computador. Fica garantido, até certo ponto, que as informações não poderão ser facilmente levadas para fora da empresa. Pode ser especialmente útil quando assinalado em conjunto com o campo anterior (Só consulta).
• Grupo de usuários: Esse campo permite que seja informado um grupo ao qual o usuário pertence, definido por uma sigla alfanumérica com até 3 caracteres. Observe que não existe no sistema um cadastro de "Grupos de usuários". A vantagem de associar um usuário a um grupo é que todas as permissões de rotinas e lançamentos que estiverem definidas para o grupo em que ele se encontra, ficarão imediatamente definidas para o usuário. Dessa forma, evita-se a necessidade de criar permissões individualizadas para cada usuário, embora esta possibilidade exista, mesmo com o usuário pertencendo a um grupo (ver "Definições de permissões"). Por exemplo, se o usuário é do departamento de contabilidade, poderá ser especificado como pertencente ao grupo [CTB].
• Limitar acesso de acordo com os cadastros: Sob esse título existem 3 campos que definem se o usuário deve ser limitado de acordo com o que estiver definido nos cadastros de permissões, que são os seguintes:
  
  - Permissões de rotinas.
  - Permissões de plano contábil.
  - Permissões de lançamentos.
  
  IMPORTANTE: Se o campo de um cadastro de permissões estiver assinalado com [Não], mesmo que existam restrições ao usuário, ou ao seu grupo, no referido cadastro, as mesmas serão ignoradas pelo sistema.
• Pessoa física: Nesse campo, de uso opcional, o usuário pode ser associado a um registro do cadastro de Pessoas físicas, onde estarão informações mais detalhadas sobre a pessoa do usuário, como nome completo, endereço, RG, CPF, telefone, e-mail etc.
• Usuário conectado no momento: É um campo apenas para consulta, que indica se o usuário está utilizando o sistema naquele momento.

Cadastro de "Permissões de rotinas":

Neste cadastro podem ser especificadas as rotinas do sistema que estão liberadas para o usuário. Podem ser configuradas permissões para um grupo de usuários ou específicas para um determinado o usuário. Além disso, as permissões de  rotinas podem ser diferentes para cada empresa cadastrada no sistema. Por exemplo, pode ser permitido a um usuário executar a rotina de emissão do relatório "Demonstração de resultado" apenas para uma das empresa cadastradas, e para mais nenhuma.

Para entender como é selecionado o registro de permissões para uma determinada combinação de usuário e empresa consulte o tutorial "Como o Sistema Determina Permissões".

Segue uma descrição dos campos do cadastro de "Permissões de rotinas":

• Grupo de usuários e Empresa: Esses campos estão explicados no tutorial "Como o Sistema Determina Permissões".
• Na coluna Menu principal são mostrados os itens que formam o primeiro nível do menu do Sistema Diretor.
• Na coluna [P]ermisão, imediatamente à direita da coluna anterior, deve ser informado [S]im ou [N]ão, de acordo com o acesso que se deseja especificar para todas as rotinas subordinadas. Por exemplo, marcar [N] na linha do item [Relatórios] significa que não haverá permissão para executar qualquer rotina de relatório. Se, ao contrário, for marcada a letra [S], então cada rotina de relatório poderá ser liberada ou bloqueada de maneira individualizada.
• A coluna Rotina mostra as rotinas subordinadas ao item principal do menu que estão leberadas para o usuário. As rotinas são indicadas pelas letras de atalho do menu principal. Para alterar as permissões das rotinas leve o cursor até o item principal do menu e tecle [seta-direita].

Cadastro de "Permissões de lançamentos":

Segue uma descrição dos campos do cadastro de "Permissões de lançamentos":

• Grupo de usuários e Empresa: Esses campos estão explicados no tutorial "Como o Sistema Determina Permissões".
• Bloquear lançamentos até a data: Esse campo permite bloquear a inclusão, alteração e exclusão de lançamentos até uma data especificada. Caso não queira fazer essa restrição, deixe o campo em branco (para limpar o campo onde estava informada uma data, tecle [ctrl]+[backspace]).
• Alterar/Excluir apenas os próprios lançamentos: Marque esse campo com [S]im caso queira que o usuário não consiga alterar ou excluir lançamentos feitos por outros usuários.
• Lotes invisíveis: Nessa linha podem ser ativado um intervalo de lotes que serão invisíveis para o usuário. Significa que os mesmos não serão vistos pelo usuário no cadastro de lançamentos, nos relatórios ("Razão", "Diário" etc.), nas buscas de lançamentos e em qualquer outra rotina do sistema. Os lançamentos invisíveis também não são processados em relatórios de saldos e movimentos, como o "Balancete de verificação", o "Balanço patrimonial" etc. Obviamente, o usuário também não conseguirá incluir lançamentos nesses lotes. Observe, entretanto, que quando é feita a atualização de saldos para o exercício posterior, o saldo transportado será calculado levando em conta os lançamentos invisíveis.
• Lotes permitidos: Nessa linha podem ser ativado um intervalo de lotes que serão liberados para inclusão, alteração e exclusão de lançamentos. Em outras palavras, o usuário só poderá utilizar lotes com numeração contida no intervalo especificado. Os demais lotes poderão ser visualizados normalmente pelo usuário, a não ser que estejam contidos no intervalo de lotes invisíveis, explicado acima.